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名刺管理はEvernoteとスキャナで管理すると便利


名刺管理はEvernoteとスキャナで管理すると便利ECコンサルタントのブログ|金猿日記

Evernoteとスキャナを使用した名刺管理方法

名刺管理はこれまではScanSnapS1100:FUJITSU ScanSnap S1100 FI-S1100と付属のOCRソフト・名刺管理ソフトを使用していましたが、OCRの精度が低くて文字化けが多く、手作業での修正が大変でした。またデータをローカルで保存するため外出先での確認はリモートデスクトップetcでなかなか大変です。(ちなみにリモートデスクトップのやり方も記録してます→こちら

そこで、それに代わって使用するのがEvernoteとスキャナを使用した名刺管理方法です。

名刺管理に必要なもの

  • PC
  • スマートフォン
  • Evernoteアプリ(PC、スマートフォンそれぞれ)
  • スキャナ・・・Evernoteに対応(アカウント情報入れて自動でアップしてくれるもの)しているとよりスムーズ。
    おすすめはScanSnapS1100:FUJITSU ScanSnap S1100 FI-S1100

上記に記したものは全て必須ではありません。一番簡単に済ませる方法は「スマートフォン+Evernoteアプリ」のみで大丈夫です。

スマートフォン+Evernoteアプリで名刺管理

この場合はスマートフォンのカメラで撮影した名刺画像を取り込む形となります。Evernoteアプリをスマートフォンにインストールし、アプリのカメラで名刺を撮影します。

←アプリを開いた状態で、カメラアイコン右のアイコンをタップ。こちらがスキャナのように働いてくれるカメラ機能です。

タップするとカメラが立ち上がりますので、枠内に全体が入るように撮影します。斜めから撮影しても自動的に補正してくれるので神経質になる必要はありませんが、やはりある程度正面から撮影した方がきれいに収まりやすいので、なるべく丁寧に撮影します。

撮影が終われば右下のチェックマークをタップ。その他特に操作は必要なく、以上で完了です。

ちゃんと撮影出来ているか念のためにチェックしするために、「すべてのノート」などから先ほど撮影したものを確認してみます。

『「撮影した場所が入る」で作成されたスナップショット』という名称で保存されています。私の場合は面倒なのでいちいちこの名前は変更しません。また場所情報は打ち合わせ時に受け取った場所を記録してくれるので、相手や相手の会社の場所を思い出す良いきっかけになるかと思うので、なるべく打ち合わせ場所現地で撮影するようにします。

確認してみるとちゃんと撮影出来ているようです。基本的にはこの状態で完了しても大丈夫ですが、私の場合は一手間だけかけます。Evernoteは名刺だけでなく他のドキュメント等も合わせて管理していますので、それらと切り分けするためにタグ付けだけします。(もちろん名刺のためだけの新しいノートブックを作成してそちらに入れても良いと思います。)

タグの付け方は保存したドキュメントを一度開いてインフォメーションマーク「i」をタップします。それによりノート情報が表示されるので「タグ」をタップします。既にある場合はそれをタップで選択。まだ無い場合は「名刺」と入力すればタグ付けと作成が同時に行えます。

EvernoteのOCRの実力を試してみる

スクリーンショット 2013-04-07 4月7日16.31
試しに「株式会社」で検索してみました。※画像はPCですが、スマートフォンでももちろん可能です。

検索キーワードの「株式会社」が含まれるものが左に一覧として表示され、右側には選択したもの(名刺)の該当部分が目立つようにフォーカスされて表示されます。

私の場合すでに500枚ほどの名刺が保存さていますが、EvernoteのOCRは中々優秀で、非常に特殊なフォント以外はほぼ読み取ってくれている印象です。

先日も前回の打ち合わせからだいぶ時間が経過してしまった方から急に連絡を頂き、少し記憶が薄れていたのですが、お名前を名乗って頂いたので即座に検索→ヒットでスムーズな会話が出来ました。

Evernoteでの名刺管理、非常にお勧めです!ぜひ一度お試し下さい。

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